Хабаровский городской центр хранения документов отметит юбилей

8 октября Хабаровский городской центр хранения документов будет отмечать юбилей – 10 лет со дня образования, сообщает «Открытый город» со ссылкой на пресс-службу мэрии.

Учреждение было создано в 2007 году по инициативе администрации города для обеспечения сохранности и дальнейшего использования документов по личному составу структурных подразделений мэрии, муниципальных организаций, а также ликвидированных и реорганизованных предприятий. 

Сегодня в четырех зданиях МКУ «Центр хранения документов» хранится более 175 тысяч дел 1500 организаций города. Наличие свободных площадей позволяет архиву в настоящее время принимать на хранение документы по личному составу не только ликвидированных предприятий города, но и действующих муниципальных учреждений, которые по разным причинам не могу на местах обеспечить сохранность дел.

В учреждении созданы все необходимые условия, обеспечивающие сохранность документов: проведен капитальный ремонт, помещения оснащены современными системами охранно-пожарной сигнализации, оборудована реставрационная мастерская и комната акклиматизации документов, приобретено необходимое оборудование для поддержания оптимального температурно-влажностного режима в архивохранилищах. 

В документах по личному составу содержится информация, необходимая гражданам при оформлении пенсий, получения льгот и пособий; а также подтверждения фактов трудовой деятельности, прохождения курсов повышения квалификации, размера получаемой заработной платы и другая. Ежегодно в центр хранения документов поступает в среднем 6 тысяч запросов от органов власти, организаций, граждан Российской Федерации и зарубежных стран. 

Всего за 10 лет существования учреждения его специалистами на основании архивных документов было подготовлено более 60 тысяч ответов с надлежащим качеством и в строго установленные законодательством сроки. Также для удобства горожан с 2011 года прием посетителей осуществляется в режиме «Одно окно» на ул. Уссурийской, 6, а для более полного информирования заявителей о порядке получения архивных справок установлена электронная информационная зона.

С 2009 года в архиве ведется электронная полнотекстовая база данных «Обращения граждан», а в 2011 году учреждение одним из первых в крае перешло на электронный документооборот с органами Пенсионного фонда Хабаровского края с использованием программного продукта VIPNet. Также в 2011 году в МКУ «Центр хранения документов» были проведены работы по монтажу локальной вычислительной сети, соединившей все здания учреждения и позволившей архиву перейти на электронный документооборот с администрацией города Хабаровска. В 2012 году архив приобрел сканирующее оборудование и начал работу по переводу в электронный вид описей дел и наиболее востребованных документов по личному составу, а в 2014 году был разработан собственный интернет-сайт, на котором заинтересованные лица могут найти всю необходимую информацию о деятельности архива, составе хранящихся документов и порядке предоставления услуг, а также подать запрос в электронном виде на получение архивных справок. 

Ежегодно в учреждении проходят производственную и преддипломную практику студенты колледжей и вузов Хабаровска, обучающиеся по профильным профессиям. Специалисты центра регулярно проводят Дни открытых дверей, во время которых любой желающий может посмотреть на месте, как хранятся документы, узнать, каким образом осуществляется поиск необходимой информации и осознать, насколько важно сохранить документы по личному составу. В 2013 году учреждение стало победителем во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив, заняв 2-е место в номинации «Архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации».

С.А.