Нити нашей памяти

Муниципальному казенному учреждению «Хабаровский городской центр хранения документов» исполняется 15 лет.

После распада Советского Союза огромное количество организаций, предприятий, учреждений города ликвидировались, поэтому одной из проблемных задач архивной службы в этот период стал прием их документов.

В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов по личному составу муниципальных организаций, структур администрации города и ликвидированных организаций 8 октября 2007 года администрацией Хабаровска было принято решение о создании муниципального учреждения «Центр хранения документов».

Трудовые биографии

Благодаря постоянной поддержке со стороны управления делами администрации города и в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в центре проводится комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий для хранения документов, соблюдаются охранный, противопожарный, температурно-влажностный режимы. Четыре помещения общей площадью почти 1 800 кв м оборудованы средствами хранения, все документы закартонированы.

На учете в центре состоят 1 614 архивных фондов, в которые входят 218 тысяч единиц хранения, в том числе документы таких крупнейших предприятий и организаций города, как заводы «Сплав», имени Кирова, «Энергомаш», «Дальдизель», отопительного оборудования, картонно-рубероидный; городские больницы № 1 и 3; тресты «Дальсантехмонтаж», «Дальэлектросетьстрой», «Дальэнергомонтаж», «Дальтехмонтаж», «Дальтрансстрой», «Горремстрой»; производственное объединение «Чайка», мебельный комбинат «Заря», кондитерская фабрика «Спутник», авиационное предприятие «Дальавиа», «Дальспецстрой» и многих других, на которых трудились тысячи хабаровчан.

Если для документов постоянного срока хранения одним из основных критериев является ценность информации, то для документов по личному составу важна полнота сведений трудовой биографии каждого гражданина, поэтому сохранность документов должна находиться под особым контролем каждого руководителя действующей организации. Для этого сотрудники центра регулярно проводят консультации и методическую помощь по упорядочению документов и архивированию.

Документы по личному составу являются частью архивной информационной системы, ее отдельным и своеобразным информационным ресурсом, который в основном используется для подготовки архивных справок социально-правового характера.

Для удобства граждан в структуре Центра работает «одно окно» — основной справочно-информационный блок, в котором специалисты ведут прием граждан, а также принимают запросы посредством электронной почты и через официальный сайт учреждения со всех регионов России, стран ближнего и дальнего зарубежья. С начала деятельности туда поступило более 86 тысяч таких обращений, приняты более 19 тысяч посетителей. Анализ показывает, что доля запросов, направленных в центр в электронном виде, ежегодно увеличивается и сегодня составляет 78 процентов.

Можно с уверенностью сказать, что специалист архива не только социальный работник, способствующий соблюдению прав и законных интересов граждан, но и исследователь, ведущий поиски по истории документа. Он и по характеру должен быть особенным — доброжелательным, терпеливым, добросовестным.

Благодаря труду наших архивистов тысячи людей имеют возможность подтвердить свои конституционные и социальные права. Для многих пенсионеров центр — единственный источник получения необходимых документов. Можно сказать, что наша работа сродни деятельности нотариусов, основная задача которых — составление официальных документов, за которыми в государственных и судебных производствах признается особая доказательственная сила.

Центр оказывает и платные услуги. За период его существования в бюджет города поступило свыше 55 млн руб. Среди платных услуг исполнение генеалогических запросов. В последнее время возрос интерес к составлению фамильного древа. На волне этого увеличилось количество обращений по предоставлению материалов по родословным. Регулярно проводится работа по поиску, исследованию и подготовке генеалогических справок на основе архивных документов.

Сегодня можно смело сказать, что в МКУ «Центр хранения документов» работает команда единомышленников. В коллективе 40 процентов сотрудников работают более 10 лет, 64 процента имеют высшее образование и каждый пятый — архивное. В сентябре текущего года еще двое стали студентами Хабаровского государственного института культуры для получения высшего архивного образования.

За достижения в организации работы, высокий уровень оказания муниципальных услуг гражданам, за добросовестное выполнение функций и задач, стоящих перед учреждением, внедрение в практику работы современных информационных технологий, центр неоднократно награждался различными грамотами, дипломами, благодарностями. Удостоен и диплома за второе место во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив административных центров субъектов Российской Федерации.